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Con el fin de otro año, muchas personas limpian sus oficinas, escritorios y sistemas de archivo informático antes de tomarse un descanso y empezar de nuevo el año nuevo.
Los empleados del Servicio Público Australiano (APS) que hagan limpieza tendrán que ser más cuidadosos que la mayoría, especialmente en la era digital. Todos los empleados del APS son responsables de la gestión de los registros; son especialmente importantes las prácticas sólidas de gestión de registros que documentan claramente las decisiones empresariales del Gobierno (incluidas las decisiones administrativas, de adquisición y de subvención). Y con el movimiento del Gobierno australiano para reducir sus registros en papel, ahora deben entender los nuevos requisitos de gestión de registros digitales.
Este enorme crecimiento de los expedientes digitales, combinado con las nuevas normas sobre expedientes digitales (que examinamos a continuación) y las antiguas que aún están en vigor, y la auditoría de cumplimiento por parte de la Oficina Nacional de Auditoría de Australia (ANAO), hacen que esta área sea prioritaria para los organismos gubernamentales. Así pues, si busca algo que hacer en el nuevo año, un chequeo de su sistema de gestión de la información debería ocupar un lugar destacado en su lista de propósitos de año nuevo, y es algo que debería cumplir.
Marco básico para el mantenimiento de registros en el Servicio Público Australiano
Los empleados de la APS deben cumplir con las obligaciones establecidas en los Valores de la APS, el Código de Conducta y diversas leyes y políticas, incluidos los procesos de gestión de registros de su organismo y la nueva Política de Continuidad Digital 2020 (véase más abajo).
En virtud del artículo 24 de la Ley de Archivos de 1983 (Cth), es un delito destruir o eliminar un documento de archivo de la Commonwealth, a menos que dicha destrucción o eliminación no cuente con las aprobaciones pertinentes.
El término «registros» se define de forma amplia: puede abarcar copias impresas y no impresas, escritos, mapas, planos, fotografías, grabaciones de sonido o vídeo, o «cualquier cosa en la que haya marcas, figuras, símbolos o perforaciones que tengan un significado para las personas cualificadas para interpretarlas». Así pues, el artículo 24 va a abarcar claramente una amplia gama de material.
Nuevas normas para los sitios web: la Norma de Servicio Digital
Este año se ha creado la Oficina de Transformación Digital (DTO) para ofrecer una prestación de servicios digitales integral, racionalizada y simplificada en toda la Administración. Como parte de ello, ha publicado la Norma de Servicio Digital que establece los criterios para todos los servicios digitales existentes y nuevos del Gobierno Federal de Australia dentro de su ámbito de aplicación, como los servicios de transacciones de gran volumen (por ejemplo, los servicios de impuestos electrónicos) y los servicios de información digital (por ejemplo, un sitio web de la agencia).
Las agencias deben tener en cuenta que la Norma puede no aplicarse a todo. Por ejemplo, los servicios digitales que probablemente no procesen más de 50.000 transacciones al año pueden no estar obligados a cumplir la Norma. También puede haber obstáculos legislativos o técnicos que impidan que algunos servicios se adapten a la Norma. Estas cuestiones deberán abordarse con el tiempo.
Esta Norma está respaldada por la Guía de Diseño de la Gestión de Registros, que ofrece orientaciones útiles sobre cómo las agencias pueden cumplir los requisitos legislativos de gestión de registros cuando se trata de su contenido web.
En particular, la DTO señala que «el contenido generado, capturado o recibido mediante tecnologías web debe conservarse como prueba de las actividades empresariales y de la toma de decisiones durante todo el tiempo que sea necesario. Hay que asegurarse de que se capturan en el sistema de gestión de registros electrónicos de la agencia o en un sistema empresarial».
A continuación, el DTO describe las formas de capturar el contenido web, gestionar el contenido para un acceso continuo, almacenar el contenido y eliminar el contenido cuando ya no sea necesario.
Política de Continuidad Digital 2020
Como complemento a la agenda de transformación digital de la DTO está la nueva Política de Continuidad Digital 2020 de los Archivos Nacionales, que «tiene como objetivo apoyar la eficiencia, la innovación, la interoperabilidad, la reutilización de la información y la rendición de cuentas mediante la integración de una sólida gestión de la información digital en todos los procesos empresariales del gobierno».
Abarca la información, los datos y los registros del Gobierno australiano, incluidos los sistemas, servicios y procesos, así como la información creada por terceros en nombre de todos los organismos. En concreto, identifica los principios y las prácticas de gestión de la información digital recomendados para las entidades no corporativas y corporativas de la Commonwealth, y las empresas de propiedad total, incluidas las empresas comerciales del gobierno (denominadas colectivamente «agencias» en la Política). Todos los organismos están obligados a cumplirla y a alcanzar sus objetivos en los plazos establecidos.
